5 kroków, bez których event
nie ma prawa wystartować

Przygotowanie eventu wymaga ogromnej koncentracji, wysiłku i kontroli najdrobniejszych szczegółów. Nim uczestnik eventu zjawi się o godzinie zero, tzn. w odpowiednim dniu i lokalizacji wydarzenia, organizator musi zająć się licznymi przedsięwzięciami, które nie są widoczne z poziomu uczestnika i których przygotowanie potrafi zająć kilka miesięcy.

Wybrałam 5 zagadnień, bez których nie ma mowy o starcie eventu.

Może kojarzysz tegoroczne Święto Flagi? 2 maja 2017 r. o świcie w ramach projektu Red Bull Flag Day 2.0. odbył się spektakularny lot pod warszawskimi mostami. Nie, to nie moje dzieło. Mierzmy siły na zamiary. Ja zajmuję się tym i tym. Do realizacji akrobatycznego przelotu samolotami pod trzema mostami potrzebna była agencja eventowa z większym doświadczeniem i zapleczem. Sprawcą tego genialnego wydarzenia została agencja Walk.

Podaję ten ekstremalny przykład głównie po to, by zapadło Wam w pamięci, że czasem 16 sekund może wymagać 8 miesięcy przygotowań.

Po obejrzeniu tego filmu wyobraź sobie, ile musiało się wydarzyć, aby pomysł, który zakiełkował komuś w głowie, stał się rzeczywistością.

Jakie zagadnienia należy rozłożyć na czynniki pierwsze, aby event w ogóle wystartował

Przygotowanie eventu w 5 krokach.

01. IDEA

Bez planu i nakreślonych oczekiwań, od razu można sobie pomysł schować w buty. Chodzi o to, że potrzebna jest wizja efektu końcowego. Jeśli mamy tę wizję, to zobaczymy kroki, jakie należy podjąć, by mogła ona zostać zrealizowana. Oprócz kroków milowych i mniejszych kroczków, wyskoczą nam po drodze wszystkie tip topki, które trzeba będzie wykonać realizując projekt. Z idei zrodzą się pomysły. Istotą jest jednak wyjście od celu i końcowego efektu, a nie rzucenie pomysłem na początku i rozwijanie go wedle widzimisię.

02. PLAN

W zasadzie punktem wyjściowym planu musi być wspomniana wcześniej wizja, aby w kroku drugim wejść w konkrety i twarde kwestie, takie jak:

Termin. Czy nie koliduje z innymi datami, lokalnymi wydarzeniami, czy jest odpowiedni?
Lokalizacja. Jakie daje możliwości, jakie ograniczenia, dlaczego ta a nie inna?
Odbiorcy. Kim są, skąd ich wziąć, czego będą oczekiwać, jak im to dać, jak dać im więcej niż oczekują?
Scenariusz. To tzw. plebiscyt pytajników, czyli: kto co kiedy gdzie z kim i jak wykonuje?
Zadania. Podział kroków na tip topki, dzielenie zadań wedle umiejętności, podział odpowiedzialności
Budżet. Śniła Ci się kiedyś tabelka z Excela? Mi tak.

03. ZASOBY

Nakreślony plan wygeneruje nam informację zwrotną w postaci koniecznych zasobów. Zasobami mogą być:

Ludzie od wszystkiego – tzn. jeśli jest to piknik w plenerze, to musimy mieć człowieka od: załatwiania i spinania wszystkich spraw, kontaktowania się z podwykonawcami, zawiezienia sprzętu na miejsce, rozłożenia sprzętu, zapewnienia atrakcji, wykonania zdjęć i/lub filmu, rozdawania gadżetów i uśmiechów, kontaktu z mediami, panowania nad przebiegiem całości itp.

Dlaczego taka ekipa jest potrzebna? Wyboraź sobie tylko przykładowe sytuacje:
Nie sprawdzisz dostępu do prądu na miejscu – masz problem.
Nie załatwisz jednego pozwolenia – ups!
Nie zrobisz bazy lokalnych mediów i nie wyślesz im zapowiedzi eventu – szkoda.

Sprzęt – to może być wszystko, a posiłkując się wspomnianym piknikiem w plenerze niech będą to: namioty, bar tlenowy, urządzenia demonstracyjne, stoły i ławy, multimedia (ekrany, nagłośnienie, kable, listwy, przedłużacze), banery promocyjne, gadżety itp.
Nie spakujesz 2 rurek od namiotów – masz problem.
Zapomnisz zabrać elektryczną pompkę do balonów – lepiej żebyś miał mocne płuca…

Atrakcje i rekwizyty – szczudlarze, magik światowej sławy, hel w balonach, animacje dla dzieci, pokaz barmański, zespół taneczny, warsztaty robienia ozdób metodą decoupage… pomysłów jest nieskończona ilość. Trzeba tylko wybrać atrakcje adekwatne do sytuacji, zarezerwować je, spisać umowę, być z nimi w stałym kontakcie do momentu, aż przywitacie się w dniu imprezy. Trzeba też pozamawiać rekwizyty, może zlecić ich ologowanie itd.

Technologie – odbiorcy chcą dziś więcej, a nowe media i nowe technologie eventowe dostarczają organizatorom wydarzeń nowych możliwości. W budowaniu angażującej interakcji pomocne mogą być ekrany interaktywne, wirtualna rzeczywistość, aplikacje mobilne. Dostępne technologie mogą rozszerzyć eventową rzeczywistość, dlatego warto o nich pomyśleć na etapie idei i planowania.

04. PROMOCJA

To zagadnienie nie wymaga objaśnień. Event bez promocji nie wchodzi w ogóle w grę. Dlatego należy zająć się poniższymi zagadnieniami:

Dobór odpowiednich kanałów komunikacji o wydarzeniu i przygotowanie baz (media relations).
Przygotowanie materiałów informacyjnych i promocyjnych, materiałów graficznych, gadżetów, informacji prasowych. Czasem będą to również foldery, ulotki lub plakaty. Czasem strona www dedykowana wydarzeniu. Czasem buzz w mediach społecznościowych.

Zanim rozpocznie się event, odpowiednie osoby, w odpowiednim czasie, odpowiedniki kanałami, za pomocą odpowiednich komunikatów muszą dostać dobre wezwanie do akcji (CTA). Proste!

05. LOGISTYKA

Przygotowanie eventu na finiszu! Teraz to wszystko trzeba już „tylko”:

• spiąć, zoptymalizować,
• dowieźć bezpiecznie na miejsce,
• rozłożyć, ustawić, rozplanować,
• zbadać zaplecze techniczne,
• podpiąć sprzęty, zorientować się, gdzie jest toaleta, gdzie kawa, a gdzie parkingi,
• upewnić się, że wszystko jest na swoim miejscu,
• i że wszyscy, którzy mieli być w drodze – pojawią się na pewno o czasie,
• poinstruować poszczególne osoby o zadaniach, za które będą odpowiedzialne już podczas eventu (np. atrakcje, hostessy, obsługa foto),
• pomodlić się o pogodę.

To 1… 2… 3… 4… 5. START. Godzina zero. Rozpoczynamy event.

Na szczęście po harówce przed i w trakcie eventu, napięciu oraz emocjach związanych z przygotowaniami oraz realizacją wydarzenia, przychodzi radość, opada adrenalina i można się wyspać. I lepiej wyspać się dobrze, bo koniec eventu, to przecież nie koniec pracy dla eventowca.

Trzeba jeszcze posprzątać, zrobić relację dla mediów, wybrać zdjęcia do fotorelacji na www… ale o tym może w oddzielnym wpisie.