2 lata temu

Praca zdalna
– czego nauczyłam się przez 6 lat home office

Jestem panią swego czasu, mogę pracować z każdego miejsca na świecie, 3 dni w tygodniu. Jak jest w rzeczywistości? Z czym trzeba się mierzyć pracując w domu? Jakie mity krążą wokół home office? Jakie narzędzia wspierają pracę na odległość? Jak pracować zdalnie, żeby nie zwariować? 

 

Zapraszam do przeczytania artykułu o pracy zdalnej z perspektywy osoby, która doświadcza tego od ponad 6 lat. Dodatkowa trudność w moim przypadku, to homeoffice dwóch osób. Razem z moim partnerem, na szczęście z innej branży, mierzymy się z pracą w domu ramię w ramię każdego dnia. Partnerzy w trybie home office to temat na całkiem osobny wpis. Skrócę go tutaj do dwóch słów: szacunek i wyrozumiałość. Ale o tym kiedy indziej. Skupmy się teraz na pracy zdalnej i zacznijmy z grubej rury!

 

Z czym mierzymy się pracując w domu?

 

Rozpraszacze

#1. Ludzie
Jednym z głównych i najtrudniejszych do opanowania rozpraszaczy są, wybaczcie, ale dzieci. Dalej jest też parter, który akurat ma wolne w środku tygodnia, telefon od przyjaciółki, która myśli, że przecież siedzisz w domu, więc nawet w południe możesz z nią porozmawiać, kumpel wysyłający Ci śmieszne obrazki na Whats’upie itp. W „normalnej” pracy, taka sytuacja to czasem nawet wybawienie od obowiązków i powód do przerwy. W pracy zdalnej to typowy rozpraszacz. Dlaczego? Bo zależy nam na realizacji zadania a nie wypełnianiu sobie dnia zajęciami. Z mojego doświadczenia w pracy na etacie wynika, że często zadania można było sobie przeciągać na cały dzień, przenosić na kolejny. W pracy zdalnej zależy Ci na czasie, doceniasz go, więc chcesz w skupieniu zrobić to, co masz zaplanowane. Stara, złota zasada: „czas to pieniądz” nabiera znaczenia, co?

#2. Internet
Internet to złodziej czasu numer dwa, bo korci nas, żeby zajrzeć na demotywatory, pudelka, fejsa, albo wszystko naraz. Trzeba sprawdzić stan konta, obczaić co na insta, odpisać na maila. Kończysz z dwunastoma otwartymi zakładkami, z czego żadna nie ma nic wspólnego z pracą. Internet to złooooo 😉 Rozprasza nie gorzej niż ludzie. A wiesz, że takie odrywanie się od bieżącego zajęcia i konieczność powrotu do niego po chwili przerwy, powoduje 30% spadek Twojej efektywności? To zjawisko nazywa się „efektem piły”, bo wykres czasu pracy przypomina właśnie ostrze piły. Odrywanie się od bieżącego zajęcia powoduje dekoncentrację, a ponowne zebranie myśli zabiera czas i energię. By uniknąć efektu piły, należy zorganizować sobie pracę tak, by nic nie jej nie zakłócało. Moim zdaniem na home office w samotności (bez dzieci, psa i z silną autokontrolą) to nawet dużo prostsze niż na etacie.

A jak rozprawić się z rozpraszaczami? Przecież wiesz! Trzeba powyłączać niepotrzebne strony i walczyć z kompulsywnymi odruchami. 

#3. Dom
Są wśród nas osoby-zwlekacze. Nim siądą do tego, co najważniejsze, bo potrzebują najpierw posprzątać biurko, wyjąć naczynia ze zmywarki, umyć kabinę prysznicową i wszystkie lustra… Będą się krzątać, szukać zajęcia. Myślę, że takie domowe rozpraszacie działają głównie na osoby, dla których praca zdalna to novum. Kiedy pracujesz tak któryś rok z rzędu, raczej masz swój rytm i wiesz, że samo się nie zrobi. Chcesz też wykonać zadania sprawnie, by wystawić fakturę, albo przejść do kolejnych, albo mieć już wolne. Zwlekanie ze względu na obowiązki domowe to taka pułapka dająca złudzenie, że przecież jesteś zajęty. Tyle, że nie tym, co istotne w danym momencie.

 

Strefy czasowe

Praca z klientami zagranicznymi powoduje, że tzw. „call’e”, czyli rozmowy telefoniczne lub na komunikatorach oraz wymiana maili musi odbywać się w godzinach pracy klienta. Jeśli ten znajduje się na drugim końcu świata, musimy dostosować nasze godziny pracy do jego. Znam osoby funkcjonujące zdalnie w godzinach 16-22. Tego wymaga klient i strefa czasowa, w jakiej on się znajduje.

 

Równowaga życiowa

Zachowanie work&life balance przy pracy w domu jest wyzwaniem. Możesz przecież zawsze usiąść do pracy i popaść w pracoholizm. Łatwo też wpaść w pułapkę prokrastynacji, zwlekając z realizacją zadań i zbytniego rozluźnienia, które może objawić się tym, że w godzinach pracy będziesz robić zakupy w IKEA, przesadzać kwiaty na balkonie, ćwiczyć biceps albo rozwiązywać sudoku. Dlatego tak istotny jest stały tryb dnia, stałe miejsce pracy i rytuały, o których więcej piszę pod koniec tego artykułu w 9 złotych zasadach pracy zdalnej.

 

Brak towarzystwa

Home office to izolacja w czystej postaci. Może brakować Ci naturalnych, ludzkich zachowań jak plotkowanie, czy żartowanie ze współpracownikami. Jeśli nie musisz mieć wspomnianych call’i, videokonferencji i spotkań w realu, możesz skisnąć w czterech ścianach. Brak towarzystwa naprawdę może doskwierać. Możesz zacząć gadać do siebie, albo do kwiatków. Możesz po kilku takich dniach spotkać się ze znajomymi i zagadać ich na śmierć. Trzeba uważać. Warto zwrócić na to uwagę i nie izolować się od ludzi, zadbać o kontakt i relacje z nimi.

  

Inwestycje w sprzęt i czas na naukę narzędzi

Home office z samej nazwy sugeruje, że to takie biuro, tylko że w domu. W związku z tym potrzebna jest znajomość narzędzi do komunikowania się ze światem, jak również sprzęt umożliwiający pracę. W kwestii sprzętu mam na myśli takie urządzenia jak: drukarka, skaner, czy bindownica. W kwestii narzędzi – zajrzyj poniżej do skrzynki z narzędziami, którą przygotowałam i sprawdź, czego potrzebujesz w swoim homeoffice? Pominę omawianie podstawowych kwestii, jak internet, ogarnięty program mailowy i pakiet office.

 

Jakie narzędzia przydadzą się w pracy zdalnej?

  • Google docs – by tworzyć i edytować dokumenty online wspólnie z innymi.
  • WeTransfer lub inny program do przesyłania dużych plików.
  • ZOOM, Skype lub inny program do spotkań online, czatowania, udostępniania ekranów.
  • Asana lub Trello do zespołowego zarządzania projektami, przypisywania zadań, śledzenia postępów prac.
  • Slack – platforma komunikacyjna do pracy zespołowej, umożliwia wysyłanie wiadomości, wykonywanie połączeń głosowych i wideo, udostępnianie ekranów, przesyłanie plików.
  • Toggl – narzędzie do śledzenia czasu pracy.


Więcej narzędzi online, których używam w biznesie opisałam w osobnym wpisie.

 

Praca zdalna – 3 mity, które w kółko słyszę

„Pracujesz mniej”.

To mit, bo pracujesz tyle, ile chcesz, tyle ile zleceń przyjmiesz, tak długo, jak sobie postanowisz lub dasz radę, z tempem, jakie sobie narzucisz. Często pracujesz więcej niż na etacie. Nawet nie zauważysz, kiedy zaczniesz pracować w weekendy. Łatwo możesz popaść w pracoholizm.

 

„Pracujesz w łóżku”.

Tę kwestię poruszyła ostatnio u siebie na Instagramie moja znajoma Monika Bartnik (Twoja-Sekretarka), która jest wirtualną asystentką. W pełni zgadzam się z jej podejściem:

 

„W łóżku się śpi, a nie pracuje! Ile razy słyszałam, że ja mam tak fajnie pracując w domu. Fakt, mam fajnie, ale to praca, która wymaga ogromnej samodyscypliny. Nikt mnie nie kontroluje tylko ja sama. Codziennie jestem od rana na posterunku – wbrew pozorom nie śpię do 10! Praca w domu jest trudnym wyzwaniem i wymaga wypracowania wielu zasad i nawyków. Moja podstawowa zasada, nigdy NIE pracuję z łóżka – chyba że jestem po prostu chora. TAK – w czasie choroby również pracuję – nie mam L4 🙂 I kolejna równie ważna zasada – każdego dnia ustalam plan działań i to co musi zostać zrobione. Jeśli czegoś nie zrobię w ciągu dnia to siedzę i nadrabiam po nocach… Check listy są dla mnie ważne”.

O tym, jak efektywnie pracować zdalnie i dlaczego pomysł pozostania w piżamie nie sprzyja pracy napisała też Sylwia Petryna, założycielka firmy szkoleniowo-doradczej Petra Consulting:

„Czy do pracy przychodzisz w piżamie? Leżysz w łóżku? Nie namawiam Was do wkładania garsonki lub robienia pełnego makijażu – ale… Pozostawienie w piżamie, w łóżku to sygnał dla Twojego umysłu, że nie trzeba się wysilać, a nasze szare komórki mają właśnie wolne. Wyłącz program „papcie”, jesteś w pracy, wyglądaj jakbyś był/-a w pracy.”

 

„Pracujesz z każdego miejsca na świecie”.

Cyfrowy nomadyzm, czyli home office w dowolnym miejscu na kuli ziemskiej, „beach office”, „hotel office” itp. to zjawisko polegające na rzuceniu wszystkiego, byciu w ciągłej podróży i pracowaniu zdalnie. Pomimo tego, że jest to szybko rosnący trend i według raportu na temat cyfrowych nomadów przygotowanego przez ekspertkę w dziedzinie alternatywnego marketingu Natalię Hatalską, w 88% dotyczy osób w młodym wieku od 25 do 44 lat, uważam nie nie każdy nadaje się to takiej pracy. Wśród cyfrowych nomadów znajdują się głównie freelancerzy oraz twórcy startupów, którzy najbardziej cenią sobie wolność i niezależność. W ich życiu na dalszy plan schodzą pieniądze i rzeczy materialne. Brzmi super, lecz nie każdy się do tego nadaje. Są przecież osoby, które lubią zapuszczać korzenie, kupują mieszkania na kredyt, są rodzinni i wolą pracować z domu, który nie jest bungalowem na plaży w Tajlandii.

Fakt, że zdarzyło mi się pracować zdalnie i z sukcesem zrealizować projekt platformy e-learningowej mieszkając przez 10 tygodni w Sztokholmie. Wystarczył komputer, mail i Skype. Większość pracy wykonana została na słonecznym balkonie pomiędzy poranną nauką języka szwedzkiego, a popołudniowym zwiedzaniem miasta. Ale czy chciałabym uczynić taki tryb moją rutyną? Brzmi bajecznie, zalatuje mocno niezależnością, odwagą, okazją do poznawania krajów i kultur, lecz jednak podziękuję. Jednocześnie miło mieć w świadomości taką perspektywę, że niezależnie od tego, czy jadę na drugi kraniec świata, czy też do Świeradowa-Zdroju, zawsze mogę pozostać tam na dłużej, a mając laptopa i internet będę w stanie zarabiać pieniądze.

Dlatego praca z każdego miejsca na świecie to opcja dla osób, których cały office mieści się w ich komputerze. Nie wyobrażam sobie rękodzielniczki, która miałaby podróżować z maszyną do szycia i niezbędnymi belami materiałów, albo projektanta-konstruktora, który wozi ze sobą bindownicę, 10 ryz papieru i drukarkę ploterową.

 

Jakie korzyści przynosi praca zdalna? Jak na spowiedzi ☺

Korzyści z pracy zdalnej jest cała masa i biorąc je pod uwagę, nie wiem, czy po ponad 6 latach potrafiłabym zmienić tryb homeoffice na inny. Oto plusy, jakie zauważam i aspekty, które doceniam w mojej pracy w domu. Przede wszystkim są to czas i pieniądze.

 

Oszczędności

Brak codziennych dojazdów do pracy, czyli auto stoi na parkingu, a jeśli już mam się przemieścić, to i tak głównie korzystam z komunikacji miejskiej lub umawiam się na spotkania w miejscach, do których mogę udać się pieszo, by zaliczyć jakiś ruch i poznać fajną kawiarnię.

Brak konieczności codziennego robienia makijażu. Zużywam dużo mniej kosmetyków kolorowych. To prywatna sprawa każdej kobiety, czy będzie malować się w domu. W moim przypadku, kiedy nie mam spotkań czy konsultacji online lub offline po prostu nie maluję się, a dbam jedynie o pielęgnację skóry. Ważne, by nie doprowadzić się do stanu jak poniżej 🙂

Brak konieczności zamawiania jedzenia do pracy. Nie będę ściemniać, że pracując w domu zawsze gotuję obiad, jednakowo oświadczam, że gotuję bardzo często i zamawiam jedzenie lub jem na mieście naprawdę w wyjątkowych sytuacjach. Pracując poza domem często kupuje się śniadanie do pracy, wspólnie z kolegami z pracy – zamawia dania obiadowe, a umówmy się, że gotowanie w domu jest tańsze, zatem kolejne oszczędności zostają na koncie.

 

Czas

Brak codziennych dojazdów do pracy, czyli możliwość wykorzystania tego czasu na więcej pracy lub odpoczynek.

Wykorzystanie czasu pracy i przerw w pracy na efektywne zajęcia, bo kiedy w „normalnej” pracy podczas przerwy kwitnie życie społeczne, wymiana zdań na temat obejrzanych seriali, dotlenianie się na papierosie itp., będąc w domu wykonuję czynności takie jak: domowe spa (peeling i maseczka) bo i tak nikt mnie nie widzi, wyjście do pobliskiego sklepu na małe zakupy, bo 20-minutowa przerwa i przewietrzenie głowy dobrze mi robi, nastawienie prania, obranie ziemniaków.

Zdaję sobie sprawę z tego, że wiele artykułów i poradników o pracy zdalnej nakazuje oddzielać czynności zawodowe od domowych. Opisuję tu moje doświadczenia i osobiście świadomie łączę pracę z domem, bo mój mózg relaksuje się, gdy wieszam pranie albo gotuję obiad. Uważam to za produktywną przerwę, po której z nową energią siadam do laptopa, a po pracy mam świadomość, że nie czekają mnie obowiązki domowe, lecz czas wolny. Oczywiście nie zawsze tak to wygląda, bo są też intensywne dni, gdy realizuję zadanie za zadaniem, a mikroprzerwę wykorzystuję na zrobienie kolejnej kawy. To, jak będzie wyglądał Twój dzień, będzie uzależnione od branży, zleceń, terminów, upodobań i indywidualnego podejścia do sprawy.

 

Home office – co pomaga nie zwariować? 

Na zakończenie spisałam 9 złotych zasad, czyli dobrych i sprawdzonych praktyk w pracy zdalnej, które sama stosuję i polecam:

1. Wejdź w stały tryb dnia.
Codzienna pobudka o tej samej godzinie. Prysznic, śniadanie. Praca w wyznaczonych godzinach.

2. Zadbaj o rytuały.
Zaparzenie sobie kawy w ulubionym kubku jako sygnał startu pracy. Zrobienie checklisty zadań na dany dzień. Przegląd maili. Mózg lubi powtarzalność. Rytuały pozwalają łatwiej zebrać się do pracy, bo wiemy, co nas czeka.

3. Zjedz tę żabę.
To tytuł książki Briana Tracy, gdzie prezentowanych jest 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania. Zasady odnoszą się do każdej pracy, nie tylko zdalnej. To co istotne, to metafora żaby, która oznacza duże, ważne zadanie, do którego zabieramy się jak pies do jeża. Dlatego realizacja takiego zadania od razu, z rana, ze świeżą głową i energią jest najrozsądniejszym, co możemy zrobić, by odnieść sukces i nie rozciągać „żaby” w czasie.

4. Wyłącz telewizor.
Wiadomo – kolejny rozpraszacz. Zdaję sobie sprawę, że część osób myśli, że co rano oglądam programy śniadaniowe, a od południa seriale na Netflix. Muszę te osoby rozczarować. Rzeczywistość opisałam w punkcie 1.

5. Kumuluj zadania i pracuj w blokach.
To pomaga. Kumulacji zadań nauczyłam się od coacha i trenera biznesu, Magdaleny Wojtkowiak, która w swoim Business&Life Plannerze tak opisuje jeden ze sposobów strategicznego planowania:

„Zbieraj drobne i podobne do siebie zadania, takie jak: telefony do wykonania, przelewy do wysłania, e-maile do odpisania. Znajdź czas na o, by zająć się nimi zbiorczo i jednorazowo. Jeśli masz wybrać na to najlepszy czas w ciągu dnia, proponuję Ci godziny między 12 a 15. To wtedy odczuwamy największy spadek energii. Bądź sprytny! Wykorzystaj ten moment! Skumuluj zadania i wykonaj je. Odciążysz głowę od myśli dotyczących masy drobnych rzeczy, które masz do zrobienia. Wrzuć je po prostu do jednego worka. Umów się sam ze sobą, kiedy ten worek otworzysz, a potem działaj!”.

6. Skoncentruj się.
Jednym pomaga w tym totalna cisza, innym radio w tle, a mi muzyka płynąca w słuchawkach. Głównie są to dźwięki muzyki strojonej do częstotliwości solfeżowych. To elektromagnetyczne częstotliwości korespondujące ze skalą Solfeggio, czyli dźwiękami, znanymi m.in. z Chorałów Gregoriańskich. Te dźwięki ułatwiają mi się skupić lub zrelaksować. Na YouTube znajdziesz wiele takich utworów, trwających nawet po kilka godzin. Wystarczy wpisać w wyszukiwarce np. „muzyka hz”.

Pomocny jest też biały szum, czyli jednostajny dźwięk lub mieszanina dźwięków o różnych częstotliwościach. Ułatwiają skupienie i wspierają kreatywne procesy myślowe. Kiedy słyszymy biały szum, np. tykanie zegara, przyzwyczajamy się do niego i nasz mózg zaczyna ignorować ten dźwięk. Osobiście lubię dźwięk ogniska, a najbardziej kawiarniany gwar – polecam Coffitivity. To strona odtwarzająca dźwięki zatłoczonej kawiarni. Jest też dostępna aplikacja na iOS i Androida.

O gustach muzycznych się nie dyskutuje. Mój partner słucha np. skandynawskiego death metalu, zatem dobre słuchawki to jeden z podstawowych elementów wyposażenia naszego home office. Na dobre słuchawki warto wydać każde pieniądze!

7. Rób przerwy.
Inaczej zwariujesz!

8. Kontaktuj się ze światem.
Odzywaj się do klientów lub pracodawcy. Po pierwsze, żeby samemu nie zwariować 🙂 Po drugie, by dawać sygnały o postępach prac. Pytaj, czego potrzebują. Home office ekstremalnie ogranicza kontakt z ludźmi. A przecież w biznesie warto dbać o relacje. Dlatego miło jest odezwać się do klientów czy przełożonego, umówić na przedyskutowanie prac, dać odczuć, że mimo, iż nas nie widzą, jesteśmy do ich dyspozycji i przede wszystkim jesteśmy zaangażowani w pracę.

9. Przeglądaj checklisty.
Takie każdorazowe odhaczanie zrealizowanych zadań, wysyła do mojego mózgu sygnał, że jestem skuteczna i poprawia mi samopoczucie. Myślę, że checklisty mają silny związek z podniesieniem poziomu pewności siebie i poczuciem sprawczości. Nie mam na to żadnych badań, lecz słyszę to również od osób, które pracują na listach zadań i kochają robić „ptaszki” w checkboxach ☺

 

Cieszę się, że udało Ci się przebrnąć przez ten obszerny materiał. Zdaję sobie sprawę, że dotknęłam nie tylko tematu home office, ale i dość obszernie kompetencji związanych z zarządzaniem sobą w czasie i strategicznym planowaniem. Bowiem praca zdalna bez tych umiejętności, silnej wewnętrznej motywacji i samodyscypliny skazana byłaby na porażkę.

 

Kategorie: emedia, komunikacja, rozwój



Może Ci się spodobać:

SKY-ROCKET.PL MARKETING, BRANDING, PR, KOMUNIKACJA, ORGANIZACJA WYDARZEŃ FIRMOWYCH
Projekt oraz realizacja GrafCenter Agencja Interaktywna SkyRocket