2 lata temu

Dlaczego potrzebujesz event managera?
Sala konferencyjna cz.2

Witaj w drugiej części wyjaśniającej, dlaczego rezerwacja sali na konferencję, bankiet, czy innego rodzaju wydarzenie, które chcesz zorganizować, to jedynie z pozoru błahy temat. Jeśli nigdy wcześniej nie zajmowałeś się sprawami organizacyjnymi, masz prawo nie wiedzieć, na co należy skierować jupitery i co dokładnie prześwietlić, aby sala była idealnie dobrana oraz perfekcyjnie przygotowana do Twojego wydarzenia. Inną kwestią jest czas – czy masz go wystarczająco dużo, by móc porządnie zająć się tematem sali, kiedy na Twojej głowie jest jeszcze milion innych spraw.

W takich sytuacjach niezastąpiony może okazać się event manager. Odciąży Cię, wesprze doświadczeniem i weźmie odpowiedzialność za jeden z kluczowych elementów wydarzenia, jakim jest jego miejsce.

W pierwszej części zwróciłam uwagę na takie aspekty jak lokalizacja, prewizyta, wielkość sali, jej układ oraz klimat. Jeśli chcesz wiedzieć m.in., jak uniknąć na swojej konferencji trzeszczących klepek na podłodze lub modelu statku w skali 1:250 na ścianie – zapraszam do zapoznania się z CZĘŚCIĄ 1.

A teraz pozwól, że będę kontynuować istotne sprawy, na które trzeba mieć oko podczas wyboru sali.

6. Temperatura

Na pierwszy rzut oka może i błahostka, jednak uwierz mi, że byłoby Ci przykro, gdybyś po rewelacyjnej konferencji, którą zorganizowałeś z udziałem wspaniałych prelegentów, z wyśmienitym cateringiem i oszałamiającymi atrakcjami, usłyszał komentarze pokroju „mogli podkręcić klimatyzację, spociłam się jak mysz”, albo „ręce mi kostniały, zima jest, jak mogli nie włączyć ogrzewania?”. No właśnie! Jak mogli?

Sama wzięłam udział w spotkaniu, na którym uczestnicy telepali się z zimna, bo nikt odpowiednio wcześnie nie włączył ogrzewania. Latem z kolei warto zwrócić uwagę, m.in. na to, czy sala jest przewietrzona, a klimatyzacja odpowienio ustawiona. Pamiętaj o komforcie swoich gości i nie daj im powodów do narzekania.

7. Nagłośnienie

Miejsce wydarzenia musi mieć odpowiednie nagłośnienie. Odpowiednie oznacza ani za głośne, ani za ciche. Aby wiedzieć, czy jest optymalne, trzeba to po prostu zweryfikować, czyli pojawić się na sali wcześniej i sprawdzić akustykę miejsca wykonując próbę dźwięku.

Zdarzyło Ci się uczestniczyć w konferencji, na której mówca męczył się z powodu sprzężenia dźwięku pomiędzy urządzeniami? Męczyła się pewnie także publiczność, która skupiała się na problemie, zamiast na przekazie.

nagłośnienie na konferencje

Wiesz, że mikrofon może: trzeszczeć, buczeć, szumieć, piszczeć a nawet pierdzieć? Wszystkie te określenia słyszałam, a nie wzięły się one znikąd. Dlatego warto zrobić próbę, pochodzić po scenie, znaleźć optymalne miejsce do ustawienia mikrofonów, mównicy lub samego mówcy.

8. Oświetlenie

Kolejna techniczna sprawa, której załatwienie zabierze nam jakieś 10 minut, a jej zlekceważenie może położyć 6 godzin konferencji i tygodnie przygotowań. Może Cię teraz zadziwię, ale… ostre światło utrudnia projekcję prezentacji. „Oczywista oczywistość” powiesz, a ja odpowiem „nie dla wszystkich”.

Na co drugim wydarzeniu prezentacje wyświetlane są w blasku halogenów, przez co publiczność mruży oczy wpatrując się w nieczytelne slajdy. Jak więc zadbać o dobre oświetlenie wystąpienia?

Idealna sytuacja to taka, kiedy w pobliżu sceny, czy też miejsca wystąpienia mamy osobne światło, które możemy zgasić lub wyciszyć. Zdarzają się takie wystąpienia, podczas których mocne światło jest wskazane: goście chcą robić notatki, ekipa od relacji foto-video potrzebuje dobrego oświetlenia. Weź to pod uwagę.

Pamiętaj jednak, aby operować włącznikami i wyłącznikami. Zamontowanie różnych punktów świetlnych na sali miało coś na celu. Event manager czuwający nad wydarzeniem będzie miał na uwadze takie „szczegóły” i reagował w odpowiednich momentach. Temat szybkiego reagowania rozwinę jeszcze pod koniec tego wpisu.

9. Wygłuszenie

Wyobraź sobie, że bierzesz udział w konferencji, siedzisz na sali i wsłuchujesz się w porywające wystąpienie prelegenta, dla którego przyjechałeś z drugiego końca Polski, albo chociażby województwa. Nagle z sąsiednich pomieszczeń zaczyna dobiegać dudnienie, muzyka… Dekoncentrujesz się, Twoje myśli co chwilę wracają do „przeszkadzaczy”. Nikt z organizatorów nie reaguje na dobiegające zza ściany „Like a virgin…”. Nikt chociażby nie zamknie drzwi od sali, więc odpływasz we wsponieniach z pierwszego razu 🙂 (żart).

Sytuacja nr 2: po przerwie uczestnicy seminarium wracają na salę, aby wysłuchać kolejnych prezentacji. Grupa osób kontynuuje jednak część bankietową, raczy się jeszcze cateringiem w sąsiednim pomieszczeniu, prowadzi dyskusje w kuluarach. Słyszysz wybuchy śmiechu, szum rozmów, dźwięki zbieranych przez kelnerów naczyń.

Czy któraś z tych sytuacji wydaje się znajoma? Jak widzisz, duży wpływ na przebieg wydarzenia ma dobrze wygłuszona sala konferencyjna. Warto więc sprawdzić, czy jest ona zaprojektowana w taki sposób, aby zapewnić komfort i prywatność przeprowadzanych w niej spotkań.

10. Dodatkowe zaplecze

Szatnia, toalety, odpowiednia przestrzeń do zaaranżowania punktu rejestracyjnego i cateringu, przestronne foyer, miejsce dla partnerów. Masz to wszystko zaplanowane? Wiesz, co, gdzie, którędy? Jeśli Ty tego nie sprawdziłeś, to kłopot będą mieli także Twoi goście. A prosiłam na początku, żebyś nie dawał im powodów do narzekania… 😉

Dodatkowe zaplecze jest niezbędne przy każdym wydarzeniu, a organizator musi mieć te wszystkie miejsca na celowniku. Nierzadko przestrzeń dodatkowa może się też zmarnować. Jeśli wiesz, czym dysponujesz, pomysły na jej wykorzystanie rodzą się same.

powierzchnia konferencyjna

Mówiąc o dodatkowym zapleczu mam również na myśli sprawy niekoniecznie oczywiste, takie jak dostęp do wi-fi (będziesz o niego pytany przez co drugą osobę), kosze na śmieci (gdy ich zabraknie, znajdziesz śmieci na parapetach, a jak Ty ich nie znajdziesz, to znajdzie je kto inny i powie, że na konferencji było brudno), czy ociekacze na parasole w przypadku, gdy w dniu wydarzenia poranne chmury zwiastują ulewę. Badź przygotowany!

11. Saper

Sala to nie tylko przestrzeń do wystąpień, ekran, układ krzeseł i mikrofony. Miejsce organizacji wydarzenia to pole minowe. Musisz odpowiednio wcześniej wpuścić na nie sapera, który je rozminuje, czyli m.in.

  • wykona próby mikrofonu,
  • sprawdzi, czy ilość gniazdek jest dostateczna, czy nie należy przygotować dodatkowo listwy zasilającej lub przedłużacza,
  • sprawdzi, czy we wskaźniku laserowym jest bateria (tak, bywa, że jej tam nie ma i wskaźnik nie działa),
  • nauczy się obsługi panelu sterowania oświetleniem (tak, w nowoczesnych salach działanie paneli nie jest oczywiste, nie ma po prostu pstryczka, trzeba wiedzieć, co do czego, aby podczas konferencji nie robić uczestnikom dyskoteki),
  • sprawdzi, czy wszystkie prezentacje poprawnie się otwierają na sprzęcie, w który wyposażona jest sala,
  • sprawdzi, czy dodatkowe filmy, które mają być wyświetlane przy prezentacjach, uruchamiają się z obrazem i…  z dźwiękiem, a ponieważ uważam, że filmy lepiej ogląda się z dźwiękiem, wolę to sprawdzić i podczas konferencji ze spokojem odpalić video,
  • upewni się, że na miejscu jest zapasowy laptop lub zabierze ze sobą sprzęt „na wszelki wypadek”.

event manager obowiązki

Nie zweryfikujesz tych rzeczy samodzielnie? BOOM! Mina wybucha. Niby mała wtopa, ale wtopa do wtopy i jesteś prawie na wojnie, bo wskaźnik nie działa, film wyświetla się bez dźwięku, prezentacja nr 3 się nie odpala, mikrofon trzeszczy, światło razi i nie widać dobrze slajdów. Jak wrażenia?

12. Reagowanie

Poprzednie punkty sygnalizowały już niejako to, co chcę powiedzieć na koniec. Chodzi mianowicie o to, że podczas konferencji potrzebne jest „pogotowie szybkiego reagowania”, a takim pogotowiem jest event manager. Jego rolą jest nie tylko wybranie dla Ciebie sali skrojonej na miarę Twojego wydarzenia. Ma za zadanie także wspierać Cię w tym wielkim dniu. Będąc gospodarzem, a może również i prowadzącym, występując na scenie, nie jesteś w stanie zadbać o każdy szczegół. Zaabsorbowany wydarzeniem możesz nie zauważyć, że sala wymaga zaciemnienia, należy dostawić krzesła, włączyć klimatyzację, zaprosić po przerwie osoby do zajęcia miejsc itd. A wspominam tu tylko kwestie związane z salą. Co z upilnowaniem cateringu, prelegentów, atrakcji dodatkowych? 

Konferencja, bankiet zasiadany, seminarium… to szkoła szybkiego podejmowania decyzji. Event manager jest jej absolwentem. Warto mieć to na uwadze podczas organizacji wydarzenia.

Mam nadzieję, że informacje, jakie zawarłam w dwóch częściach (CZEŚĆ 1) poświęconych wyborowi sali konferencyjnej będą dla Ciebie pomocne. Jeśli masz do mnie jakieś pytania, daj znać.

Kategorie: event, komunikacja, konferencja



Może Ci się spodobać:

SKY-ROCKET.PL MARKETING, BRANDING, PR, KOMUNIKACJA, ORGANIZACJA WYDARZEŃ FIRMOWYCH
Projekt oraz realizacja GrafCenter Agencja Interaktywna SkyRocket