Dlaczego potrzebujesz event managera?
Sala konferencyjna cz.1

Jeżeli organizujesz wydarzenie w postaci konferencji, seminarium, gali, czy większego szkolenia, a na Twojej checkliście jednym z punktów jest „sala konferencyjna”, to oznacza, że powinieneś zrobić checklistę do checklisty lub poprosić o pomoc event managera. Dlaczego? Ponieważ zorganizowanie i przygotowanie odpowiedniego miejsca ma ogromne znaczenie. Wiele czynników związanych z samą salą decyduje o sukcesie lub porażce Twojego wydarzenia. Event manager zjadł na tym zęby i wie, na co należy zwrócić uwagę, a diabeł zwykle tkwi w szczegółach. Dziś je sobie omówimy.

Sam fakt, że czytasz teraz część 1 na temat doboru sali konferencyjnej, świadczy już o szerokim zakresie i istocie tego zagadnienia. Dobra, lecimy!

1. Lokalizacja

Sala na stadionie, w obiekcie konferencyjnym, w hotelu, czy na zamku? Na obrzeżach miasta, czy w centrum? Czy potrzebne będzie także zaplecze noclegowe i gastronomiczne? Czy goście nie będą mieli kłopotu z parkowaniem (za mała liczba miejsc, miejsca płatne)? Czy możliwy będzie łatwy dojazd innymi środkami transportu (autobus, tramwaj)? Jak widzisz, zanim Twój gość wkroczy na salę konferencyjną, Ty powinieneś znać odpowiedzi na te pytania i ułatwić mu dotarcie na miejsce. Lokalizacja wydarzenia to jedna z pierwszych rzeczy, którą należy rozpracować.

2. Prewizyta

Lokalizacja wybrana. Czas na salę. Dlaczego miejsce wydarzenia warto odwiedzić wcześniej? A czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się kupić mieszkanie lub dom w oparciu o opis i 3 zdjęcia? Wątpię. Płacisz za miejsce, które w rzeczywistości powinno spełniać Twoje oczekiwania. A co jeśli okaże się, że na sali brakuje podestu scenicznego, na którym Tobie zależy? Co jeśli sala jest mniejsza niż na zdjęciu, ciemna i ponura?

Odwiedziny docelowego miejsca, w którym chcemy zorganizować wydarzenie, są także okazją do poznania obsługi. Nic gorszego niż mało sympatyczna lub niekompetentna obsługa. Może Ty nie wiążesz swojego wydarzenia z załogą hotelu, w którym organizujesz np. konferencję, a „Twoi ludzie” są fantastyczni, uprzejmi i kompetentni. Pamiętaj jednak, że goście wydarzenia prawdopodobnie zetką się też z obsługą danego miejsca, a konferencję ocenią m.in. przez pryzmat tego, jak zostali przez nią potraktowani.

Prewizyta sprawi również, że jako pierwszy doświadczysz, czy dojazd w wyznaczone miejsce i co ważne, w porze, w której planowane jest przybycie gości, był w porządku, czy może stałeś w korku 45 minut i kląłeś na czym świat stoi. User experience ważna kwestia, o których plannerzy wydarzeń zapominają.

Kolejne korzyści z wcześniejszej wizyty w obiekcie to możliwość wcześniejszego przygotowania dokładnych wskazówek dla uczestników konferencji, zarówno jeśli chodzi o opis, jak i mapkę dojazdu. Pokaż swoim gościom, że troszczysz się o nich jeszcze zanim dotrą oni na wydarzenie.

Jeśli dotarcie do sali wymagało od Ciebie zlokalizowania i zostawienia samochodu na parkingu B, przejścia głównym holem w lewo do wind, zjechania na poziom minus 1 i skręcenia w prawo po przejściu 5 metrów długim korytarzem, to może warto o tym wspomnieć w opisie, przygotować drogowskazy lub rozważyć inne miejsce.

3. Wielkość sali

To zagadnienie jest oczywiste. Sala musi być odpowiednio dobrana do ilości gości, których się spodziewamy. Nie może być ani za mała, bo uczestnicy będą mieli wrażenie ciasnoty, ani za duża, bo puste krzesła mogą sugerować, że ktoś nie przyszedł, zrezygnował lub organizator przeliczył się z zainteresowaniem. Poza tym pełna sala zawsze lepiej prezentuje się na zdjęciach czy w relacji video.

Jeśli na wydarzenie mamy zapisanych 50 osób, to nie spodziewajmy się setki. Głupio później prosić fotografa „proszę zrobić zdjęcia tak, żeby było widać, że są tłumy”. Tłum zrobi się sam, nawet przy 50 osobach, pod warunkiem, że zarezerwujesz salę na 50 osób.

4. Układ

Układ sali powinien być wypadkową takich czynników jak: charakter wydarzenia, docelowa ilość uczestników oraz możliwości samej sali. Masz więc do wyboru układ teatralny, klasowy, bankietowy, w podkowę, board room. Zastanów się więc, który układ będzie najbardziej adekwatny do planowanego wydarzenia i sprawdź, czy dana lokalizacja daje możliwość utworzenia go.

Nie każdy obiekt dysponuje np. stołami bankietowymi, a w niewielkiej sali poprzecinanej kolumnami niekoniecznie sprawdzi się układ teatralny. Jeśli sam tego nie wymyślisz, zrobi to za Ciebie przedstawiciel obiektu. Jeśli się nie skomunikujecie i nie przedstawisz mu jasno swoich oczekiwań, efekt może być dla Ciebie zaskoczeniem… lub rozczarowaniem.

5. Klimat sali

Rewelacyjny i nierzadko pomijany temat. Jeżeli myślałeś, że w kwestii sali należy zweryfikować jej wielkość oraz cenę, to może zaskoczę Cię stwierdzeniem, że to za mało!

Wnętrze może być w klimacie industrialnym, zabytkowym, buduarowym a nawet nadmorskim? Tak! Zdarzyło mi się szkolenie na sali, gdzie stąpało się po granatowych dywanach, a ściany straszyły fototapetą z rybkami oraz modelem statku w skali 1:250. Taki wystrój raczej średnio sprzyja koncentracji, ale podaję ten przykład, aby pokazać, że sala sali nierówna.

Konferencja w miejscu, gdzie sufit sięga ponad 4 metrów, a ogromne okna wpuszczają światło dzienne nijak się ma do sali balowej na zamku, gdzie zderzymy się z kwiecistymi tapetami, kandelabrami na ścianach, a każdy nasz krok będzie odbywał się przy akompaniamencie trzeszczących klepek na podłodze. Widzisz różnicę? A obydwie sale mogły zostać opisane, jako konferencyjne, do 120 osób, z pełnym wyposażeniem multimedialnym. Co z tego?

Tu wracamy do istoty punktu nr 2, jakim była prewizyta. Zobacz, oceń, czy to spełnia Twoje wymagania, czy cała sala na zielono Ci nie przeszkadza, czy rybki na ścianach Cię nie dekoncentrują, czy kandelabry i żyrandole pasują do tematu przewodniego Twojego wydarzenia związanego z budownictwem pasywnym lub nowinkami technologicznymi.

Zawsze możesz poszaleć i zaskoczyć swoich gości i zorganizować wydarzenie w wyjątkowym miejscu, takim jak kino, kopalnia, czy też afrykarium. Wiele zależy od tego, jak dalego sięga Twoja wyobraźnia lub wyobraźnia event managera.

Dotarliśmy do tego miejsca i jak…? Nadal uważasz, że wystarczy wygooglować „sala na 100 osób wroclaw” i to sprawi, że wydarzenie, w które ładujesz dużo pieniędzy oraz pracy, będzie gwarantowanym sukcesem?

Event manager jest osobą, która poza pokładami kreatywności, ma umiejętności organizacyjne i oko do szczegółów. Sukces wydarzenia będzie zależny od Waszej ciężkiej pracy i poświęconego czasu. Event manager pomoże Ci zaoszczędzić czas, przejmując na siebie wszystkie elementy konieczne do sprawdzenia sali przed jej rezerwacją.

W kolejnej części (zobacz CZĘŚĆ 2) wrócę do tematu i wskażę kolejne newralgiczne punkty związane z idealną lokalizacją wydarzenia.

Zdjęcia dzięki uprzejmości:
i-view meetings w Warszawie
Kobiece Twarze
Marketing Progress