1 rok temu

Jak budować napięcie
przed eventem?

Sprawienie, by potencjalni uczestnicy konferencji, eventu, czy nawet szkolenia wyczekiwali go z niecierpliwością – to cel wielu organizatorów wydarzeń. Jak zatem podsycać zainteresowanie, jak budować napięcie przed eventem, a przy okazji rozszerzać zasięgi i zdobywać jeszcze większą publiczność?

 

O tym przeczytacie w eksperckim artykule dla branżowego magazynu Event Management Polska.

 

Zbudowanie strony internetowej i dodanie wydarzenia na Facebooku nie zagwarantuje nam frekwencji. Obserwując niektóre wydarzenia mam jednak wątpliwości, czy nie należałoby wyjaśnić, dlaczego bez szerszej perspektywy oraz planu komunikacji z uczestnikami przed eventem – prosimy się o porażkę.

 

Triki

Podejrzewam, że na niejednej stronie internetowej widziałeś licznik, który odlicza czas do zakończenia sprzedaży biletów, albo do rozpoczęcia wydarzenia. Kojarzysz też komunikaty w mediach społecznościowych o tym, że do eventu pozostało już tylko 5 dni, albo że organizator ma już ostatnie 3 bilety? Te proste psychologiczne triki są próbą ponaglenia potencjalnego uczestnika do zakupu, wywołania uczucia zniecierpliwienia, niedostępności, a nawet niepokoju.

Przykład licznika odliczającego czas do rozpoczęcia warsztatu.

 

Tykający zegar, oferta dostępna jedynie przez określony czas, świadomość, że szansa może nam uciec sprzed nosa oraz fakt (jeśli organizator nie manipuluje liczbami), że pula wejściówek, miejsc, biletów jest na wyczerpaniu – mają jasny cel. Czy są skuteczne? Nie, jeśli będziemy bazować jedynie na nich, ale jako elementy wplecione w strategię komunikacji z uczestnikami z pewnością mogą mieć rację bytu.

Plan

Posiadanie planu komunikacji z publicznością oraz strategii informowania o wydarzeniu pomoże nam lepiej przygotować się do zadania i działać krok po kroku. Pozwala też realizować konkretne, przemyślane zadania mające na celu wywołanie u odbiorców pożądanych emocji oraz zachowań. Od tego powinniśmy zacząć.

Dlaczego?

Jako organizator masz swoje powody, dla których tworzysz dane wydarzenie. Aby zdobyć uwagę odbiorców i ich zaangażowanie warto zadać sobie trochę trudu, by poznać również ich „dlaczego”.

  • Czy wiesz, co spowoduje, że wezmą udział akurat w tym, a nie innym wydarzeniu?
  • Dlaczego mieliby się z nim utożsamić?
  • Czy sam temat przewodni będzie wystarczający, by przekonać ich do zakupu biletu, czy może chodzi o inne magnesy w postaci prelegentów, atrakcji wieczoru, zdobycie nowych umiejętności, ciekawe case study, inspiracje…

O udziale w wydarzeniu decydują różne motywy, czasem mocno zaskakujące, takie jak after party (a nie wydarzenie samo w sobie), chęć nawiązania nowych kontaktów, wyjście z domu, albo urwanie się na jeden dzień z pracy, by spędzić go na konferencji.

Warto podkreślić wszystkie elementy, które pomogą nam ściągnąć zainteresowanie przyszłych uczestników. Jednak by to zrobić, trzeba zadać sobie trochę trudu i poznać ich „dlaczego”. Kiedy już jesteśmy w posiadaniu tej informacji i znamy potrzeby odbiorców, możemy budować odpowiednio dopasowane komunikaty.  

Zapowiedzi

Kiedy do kin ma wejść nowy film oglądasz trailery. W małych porcjach zdradzają, czego możesz spodziewać się po całym filmie. Intrygują, budują ciekawość, wywołują w odbiorcach zniecierpliwienie. Podobnie warto potraktować wydarzenie, czyli: ogłosić je, następnie w małych porcjach serwować więcej informacji i uważać na spoilery. Chyba nikt ich nie lubi. Doza niepewności i tajemnicy jest zwykle podniecająca. Tak w filmach, jak i w wydarzeniach.

Dowody

Zakładam, że wiesz, jak działa społeczny dowód słuszności. Wykorzystaj go! Daj ludziom dobry powód do tego, by przyszli na Twój event. Zastosuj chociażby rekomendacje dotychczasowych uczestników, zdjęcia lub filmy z poprzednich edycji, zaproszenia prelegentów lub gwiazd mających zagościć tym razem. Niech te dowody utwierdzą ich w przekonaniu, że podjęli dobrą decyzję. Na podstawie tego, co przeczytali, czy zobaczyli już dziś mogą zastanawiać się, jak będzie tym razem. A musisz wiedzieć, że w tym wypadku ciekawość to pierwszy stopień do… zaangażowania.

Stała komunikacja

By odbiorca mógł niecierpliwie wyczekiwać daty wydarzenia, warto być z nim w stałym kontakcie. Nie chodzi o to, byś od momentu rejestracji czy zakupu biletu zasypywał go mailami, albo grafiką o wydarzeniu udostępnianą codziennie w mediach społecznościowych. Pomyśl o zestawie różnych (ale i spójnych!) grafik, które będą stopniowo odkrywać więcej informacji. Zaciekaw przyszłych gości wydarzenia.

Co się nie sprawdza? Mielenie jednej i tej samej grafiki przez kilka tygodni we wszystkich kanałach. To świadczy o braku kreatywności. Może doprowadzić odbiorców do znudzenia lub zwyczajnie staną się oni „ślepi” na Twoją grafikę. Promowanie tego samego posta o evencie również może skończyć się źle. Jeśli drażnisz ludzi online, to zapewne jesteś też wkurzający w realu. Myślimy na skróty, dlatego w komunikacji z odbiorcami warto wybrać dłuższą i ciekawszą ścieżkę.

Zaskoczenie

Pomyśl o czymś niestandardowym, co będzie wykraczało poza oczekiwania uczestników eventu. Wyślij im bonusowy materiał (nie za zapis na wydarzenie, lecz już po zapisie w formie gestu podziękowania), którego zupełnie się nie spodziewali.

Na etapie pozyskiwania uczestników efektowne i efektywne może okazać się wykorzystanie… tradycyjnej poczty. Pomysł ten wdrożył Freshmail. Do uczestników wcześniej organizowanych szkoleń rozesłał pocztówki z zaproszeniem na nadchodzącą konferencję M@il My Day. Pocztówka w czasach digital. Zaskoczenie i miły gest w jednym.

Niektórzy idą dalej zaskakując nawet swoich prelegentów. Organizatorzy Konferencji I love Marketing wysyłają im do domów tzw. „welcome pack”. To taki pakiet powitalny, który jeśli jest przemyślany i funkcjonalny – zdaje egzamin i zbuduje zasięgi w momencie podzielenia się przez prelegenta zdjęciem takiej wyprawki w jego kanałach w social media. Dobre, czy nie – przynajmniej u części osób wywoła pozytywne emocje i ponownie podsyci zainteresowanie eventem, zarówno u prelegentów, jak i uczestników.

Post na Facebooku jednego z prelegentów konferencji I love Marketing.

 

Jak widać stała, przemyślana komunikacja z odbiorcami i wywoływanie u nich określonych emocji wymaga czasu i pomysłów. Wiele zależy również od samych chęci organizatora. Jedno jest pewne. Budowanie napięcia przed eventem opłaca się! Każdej ze stron.

 

Kategorie: event, komunikacja, konferencja



Może Ci się spodobać:

SKY-ROCKET.PL MARKETING, BRANDING, PR, KOMUNIKACJA, ORGANIZACJA WYDARZEŃ FIRMOWYCH
Projekt oraz realizacja GrafCenter Agencja Interaktywna SkyRocket